Inleiding

De missie van Otentica is om professionals, het bedrijfsleven en opleiders met elkaar te verbinden om transparanter en efficiënter om te gaan met pre-employment, onboarding en talentontwikkeling. De kern van deze missie is het transparant zijn in hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.   

In deze Privacy- en cookieverklaring vindt u informatie over welke persoonlijke gegevens we verwerken en wat we ermee doen. Daarbij leest u ook welke privacyrechten u heeft, zoals bijvoorbeeld recht op inzage, recht op rectificatie en verschillende vormen van recht van bezwaar.   

Verwerkingsdoeleinden

Otentica is een SaaS-platform waarmee organisaties (Klanten) validaties m.b.t. diploma’s, certificaten en beroepskwalificaties kunnen uitvoeren van professionals (Gebruikers). Wij leveren onze diensten voornamelijk aan HR, Learning & Development afdelingen en intermediairs. Otentica verwerkt gegevens namens de gebruikers en de klant.

Wij vragen alleen naar persoonsgegevens indien wij deze voor onze eigen bedrijfsdoeleinden nodig hebben, of om u van relevante informatie te voorzien. Of u zich nu aanmeldt voor een demo of een serviceovereenkomst ondertekent, u verstrekt ons uw persoonsgegevens voor een specifiek doel. U kunt uw persoonsgegevens op elk gewenst moment inzien en uw instellingen wijzigen door contact op te nemen met ons. Als wij uw gegevens nodig hebben om een overeenkomst af te sluiten, verzamelen wij het minimum aan noodzakelijke gegevens.

Persoonsgegevens van klanten van de SaaS

Otentica verwerkt persoonsgegevens van klanten voor de volgende doeleinden:

• Klantondersteuning;

• Facturering;

• Het bieden van de SaaS van Otentica en bijbehorende diensten;

• Verkoop en marketing van de producten en diensten van Otentica.

De volgende categorieën van persoonsgegevens van klanten worden verwerkt:

• Contactgegevens, zoals adres, e-mailadres en telefoonnummer;

• Communicatie over ondersteuning;

• Facturatiegegevens;

• Gebruikersnaam en wachtwoord;

• Activiteiten in de SaaS;

• Overige persoonsgegevens die in de SaaS worden ingevoerd.

Persoonsgegevens van gebruikers van de SaaS

Otentica verwerkt persoonsgegevens van gebruikers voor de volgende doeleinden:

• Klantondersteuning;

• Het bieden van de SaaS van Otentica en bijbehorende diensten;

• Verkoop en marketing van de producten en diensten van Otentica.

 De volgende categorieën van persoonsgegevens van klanten worden verwerkt:

• Contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer;

• Communicatie over ondersteuning;

• Gebruikersnaam en wachtwoord;

• Activiteiten in de SaaS;

• Overige persoonsgegevens die in de SaaS worden ingevoerd.

Bewaartermijn persoonsgegevensklant/gebruiker

Primair bepaalt de klant en/of de gebruiker de bewaartermijn voor alle persoonsgegevens op grond van de overeenkomsten tussen de klant en Otentica. Indien de klant bij het afsluiten van de overeenkomst geen bewaartermijn bepaalt, hanteert Otentica een standaard bewaartermijn van 60 dagen. Otentica zal alle persoonsgegevens met betrekking tot klanten verwijderen na annulering van de met de persoonsgegevens samenhangende dienstverlening en zodra die persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor een van de in deze paragraaf genoemde doeleinden. Otentica zal alle persoonsgegevens met betrekking tot gebruikers verwijderen na het verwijderen van het profiel door de klant.

Gegevensbeveiliging

Otentica respecteert uw privacy en garandeert dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk en uiterst zorgvuldig worden behandeld. Alle verwerkte (persoons)gegevens worden veilig opgeslagen. Deze gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van Otentica voor zover dergelijke toegang op grond van hun functie noodzakelijk is. Otentica stelt alles in het werk om deze systemen te beveiligen tegen verlies en/of elke vorm van onrechtmatig gebruik of onrechtmatige verwerking.

Uw rechten als betrokkene

Wij verzamelen uw gegevens om ervoor te zorgen dat wij uitsluitend contact opnemen met personen die profijt hebben van onze diensten. Als betrokkene houdt u altijd controle over uw gegevens en kunt u ons op elk gewenst moment instrueren over de gegevens die wij van u verwerken. Indien wij uw gegevens verwerken namens een van onze cliënten of een andere verwerkingsverantwoordelijke, wordt u gevraagd het gedeelte ‘Otentica in de rol van verwerker’ te lezen.​

Recht van inzage (art. 15): U hebt, onder specifieke voorwaarden, het recht om Otentica te verzoeken u een kopie van uw persoonsgegevens te verstrekken.

Recht op rectificatie (art. 16): U hebt het recht om Otentica te verzoeken eventuele naar uw mening onjuiste gegevens te corrigeren. U hebt tevens het recht om Otentica te verzoeken eventuele naar uw mening onvolledige gegevens aan te vullen.

Recht op gegevensverwijdering (recht op vergetelheid) (art. 17): U hebt, onder specifieke voorwaarden, het recht om Otentica te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen 

Recht op beperking van de verwerking (art. 18): U hebt, onder specifieke voorwaarden, het recht om Otentica te verzoeken uw persoonsgegevens te beperken.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20): U hebt, onder specifieke voorwaarden, het recht om Otentica te verzoeken de gegevens die wij hebben verzameld naar een andere organisatie of rechtstreeks naar u over te dragen.

Recht van bezwaar (art. 21): U hebt, onder specifieke voorwaarden, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Otentica.

Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (art.22): U hebt het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

U kunt de gegevens die Otentica van u verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke op elk gewenst moment kosteloos bekijken en indien gewenst en mogelijk wijzigen of laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de ontvangst van informatie over producten, diensten of content van Otentica. Indien u van een van deze mogelijkheden gebruik wilt maken, kunt u een e-mail sturen naar de functionaris voor gegevensbescherming van Otentica op info@otentica.com of een brief schrijven naar het volgende adres:

Otentica B.V.
Strawinskylaan 1131
1077 XW Amsterdam
Nederland

Cookietoestemingen

Als u onze website voor het eerst bezoekt, krijgt u onze cookietoestemmingstool te zien. De cookietoestemmingstool biedt bezoekers van de website de mogelijkheid om cookies waarvoor op grond van wetgeving inzake gegevensbescherming uw toestemming vereist is te accepteren of te weigeren. Otentica zal uw keuzes altijd respecteren. Het is ook mogelijk om onze cookies via uw internetbrowser uit te schakelen of te verwijderen. Op onze website gebruiken wij cookies enkel voor functionele doeleinden. Deze zijn nodig om een correcte werking van de website te garanderen. Deze cookies worden daarom standaard geplaatst en worden niet verwijderd als u de cookies niet accepteert. Deze cookies kunnen uw voorkeuren herkennen.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Otentica behoudt zich het recht om deze Cookie- en Privacyverklaring te wijzigen Alle wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Wij raden u aan deze Cookie- en Privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u altijd op de hoogte bent van de meest actuele inhoud.