Versie: 1.1
Datum: 1 Jan 2024

Deze pagina bestaat uit een gedeelte met Algemene Informatie en een gedeelte met Standaardclausules die van toepassing zijn op de verwerkingsactiviteiten van Otentica voor hun product of de dienst.

Deze pagina is een bijlage bij de Overeenkomst en behoort samen gelezen te worden met de toepasselijke Gebruiksvoorwaarden.

Onderstaande begrippen hebben de volgende betekenis:

Autoriteit Persoonsgegevens (AP): toezichthoudende autoriteit, zoals omschreven in artikel 4, sub 21 AVG.

AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679.

Data Processor: partij die als ICT-leverancier in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst als verwerker Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van diens Opdrachtgever.

Data Subject (betrokkene): een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Opdrachtgever: partij in wiens opdracht Data Processor persoonsgegevens verwerkt. De Opdrachtgever kan zowel verwerkingsverantwoordelijke (“controller”) zijn als een andere verwerker.

Overeenkomst: de tussen Opdrachtgever en Data Processor geldende overeenkomst, op basis waarvan de ICTleverancier diensten en/of producten levert aan Opdrachtgever, waarvan de verwerkersovereenkomst onderdeel vormt.

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals omschreven in artikel 4, sub 1 AVG, die Data Processor in het kader van de uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst verwerkt.

Verwerkersovereenkomst: de Algemene Informatie tezamen met de Standaardclausules voor verwerkingen, die de verwerkersovereenkomst vormen als bedoeld in artikel 28, lid 3 AVG.

1. Algemene Informatie Deze Verwerkersovereenkomst is opgesteld door:

Otentica B.V.
Prof. J.H. Bavincklaan 7
1183AT Amstelveen Nederland
Website: https://otentica.nl
KvK nr.: 88307085

Voor vragen over deze Verwerkersovereenkomst of dataprotectie kan contact opgenomen worden met: info@otentica.nl

2. Deze Verwerkersovereenkomst geldt vanaf:

01 maart 2021

De in deze Verwerkersovereenkomst omschreven beveiligingsmaatregelen passen wij regelmatig aan om ten aanzien van dataprotectie steeds voorbereid en actueel te blijven. Wij houden u op de hoogte van nieuwe versies via onze normale kanalen.

3. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de volgende producten en diensten van data processor:

Otentica B.V.

4. Omschrijving product/dienst:

Via het Otentica Portaal kunnen Professionals hun identiteitsgegevens, diploma’s, certificaten en andere beroepskwalificaties geverifieerd laten uploaden indien bron van uitgifte als database is aangesloten op het Otentica Portaal. Deze (geverifieerde) documenten en/of registraties kunnen worden ingezien door de Opdrachtgever, met toestemming van de Professional.

5. Beoogd gebruik:

Otentica is ontworpen en ingericht om er de volgende soort gegevens mee te verwerken:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Bedrijfsnaam

Voor het beveiligen, controleren en voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik:

• IP adres

Indien ingesteld is door Opdrachtgever dat medewerkers in moeten loggen voordat zij gegevens kunnen inzien:

• Inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord)

Bij Otentica is geen rekening gehouden met de verwerking van bijzondere Persoonsgegevens, of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten mee te verwerken. Verwerken van deze gegevens met het hiervoor omschreven product of dienst door opdrachtgever is ter eigen beoordeling door Opdrachtgever.

6. De Data Processor heeft bij het ontwerpen van het product/de dienst privacy by design op de volgende wijze toegepast:

In de Service worden standaard alleen de noodzakelijke gegevens gebruikt voor het inloggen op het Otentica Portaal. Dit zijn: de naam, het e-mailadres en bedrijfsnaam van degene die een validatieverzoek uitstuurt om de gegevens van de Professional in te valideren.

7. De Data Processor verwerkt de Persoonsgegevens van zijn opdrachtgevers binnen de EU/EER. De Data Processor maakt gebruik van de volgende sub-processors:

Naam en vestigingsplaats	Omschrijving	Land van opslag en verwerking
Mailgun	Mailgun is een e-mailbezorgservice voor het verzenden, ontvangen en volgen van e-mails.	Binnen de EER
Microsoft, VS	We gebruiken de Microsoft Office suite voor onder andere onze e-mail opslag en opslag van documenten. Microsoft is gecertificeerd voor de EU-U.S. Privacy Shield.	Binnen de EER
SMS-services	We gebruiken SMS services om kanidaten te herinneren aan de screening.	Binnen de EER

8. De Data Processor ondersteunt opdrachtgever op de volgende manier bij verzoeken van betrokkenen: Klanten kunnen voor vragen contact opnemen met Otentica via info@otentica.nl.

9. Na beëindiging van de Overeenkomst verwijdert de Data Processor de Persoonsgegevens die hij voor opdrachtgever verwerkt in principe binnen 3 maanden op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessible), voor zover dat binnen onze invloed ligt; subverwerkers kunnen backups maken die deze gegevens voor een langere periode vasthouden.

10. De Data Processor heeft de volgende beveiligingsmaatregelen genomen ter beveiliging van zijn product of dienst:

• • De server architectuur is zo ingericht dat data van verschillende applicaties op aparte servers en in aparte databases opgeslagen wordt;
  • Interne servers maken gebruik van versleutelde verbindingen en/of VPN voor de overdracht van data;
  • Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen;
  • Servers en software wordt regelmatig en waar mogelijk automatisch up-to-date gehouden;
  • Persoonsgegevens worden niet gepseudonimiseerd opgeslagen. Persoonsgegevens zijn alleen inzichtelijk voor specifieke medewerkers van Otentica met als doel ondersteuning te kunnen leveren aan Opdrachtgever;
  • Persoonsgegevens worden in logs gehasht of geanonimiseerd;
  • Er zijn extra maatregelen genomen om de toegangscontrole bij servers te verscherpen.

11. In geval er toch iets misgaat, hanteert de Data Processor het volgende datalekprotocol om ervoor te zorgen dat de Opdrachtgever op de hoogte is van incidenten:

Indien de Data Processor in zijn organisatie een datalek ontdekt, zal de Data Processor zijn Opdrachtgever daarvan zo snel mogelijk op de hoogte stellen, door contact op te nemen met bij de Data Processor bekende hiervoor te benaderen contactpersoon of, wanneer deze niet bekend is, de algemene contactpersoon van opdrachtgever. Dit contact wordt gelegd per e-mail of, wanneer dit e-mailadres niet bekend is, per telefoon.

Data Processor levert zo veel mogelijk relevante gegevens aan, waaronder omschrijving van het incident, aard van de inbreuk, aard persoonsgegevens c.q. categorieën van betrokken Data Subjects, schatting van aantal betrokken Data Subjects en mogelijk betrokken databases, indicatie wanneer incident heeft plaatsgevonden (wat is er gebeurd?); Contactgegevens contactpersoon (waar kan de verwerkingsverantwoordelijke met vragen terecht?); Mogelijke gevolgen (wat kan er gebeuren, waar moet controller dan wel Data Subject op bedacht zijn, wijzen op mogelijkheden identiteitsfraude als gegevens als burger service nummers (BSN), inlog- en wachtwoordgegevens, paspoort kopieën etc. in verkeerde handen terecht zijn gekomen); Genomen maatregelen (wat heeft de data processor gedaan om eventuele schade te beperken of dit in de toekomst te voorkomen?); Te nemen maatregelen door de verwerkingsverantwoordelijke dan wel betrokken Data Subjects (wat kunnen betrokken Data Subjects zelf doen, bijvoorbeeld “houd mail in de gaten, wijzig wachtwoorden”;

Meldingen worden indien mogelijk binnen 48 uur gedaan aan opdrachtgevers. Data Processor zal zelf geen meldingen doen aan AP of Data Subjects. Wel of niet melden blijft de verantwoordelijkheid van de controller. De Data Processor zal de Opdrachtgever of de controller desgewenst ondersteunen bij het meldproces.

Standaardclausules voor verwerkingen

Artikel 1. Algemeen

1.1         De Standaardclausules voor verwerkingen zijn van toepassing op alle verwerkingen van Persoonsgegevens die Data Processor doet in het kader van de levering van zijn producten en diensten en op alle Overeenkomsten en aanbiedingen. De toepasselijkheid van de Verwerkersovereenkomsten van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

1.2         De beveiligingsmaatregelen opgenomen in deze Verwerkersovereenkomst, kan van tijd tot tijd door Data Processor worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Data Processor zal Opdrachtgever van significante aanpassingen op de hoogte stellen. Indien de Opdrachtgever in redelijkheid niet akkoord kan gaan met de aanpassingen, is

Opdrachtgever gerechtigd binnen 30 dagen na kennisgeving van de aanpassingen de Verwerkersovereenkomst schriftelijk gemotiveerd op te zeggen.

1.3         De Data Processor verwerkt de Persoonsgegevens namens en in opdracht van Opdrachtgever overeenkomstig de met Data Processor overeengekomen schriftelijke instructies van Opdrachtgever.

1.4        De Opdrachtgever, dan wel diens klant, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, heeft de zeggenschap over de verwerking van de Persoonsgegevens en heeft het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens vastgesteld.

1.5        De Data Processor is de verwerker in de zin van de AVG en heeft daarom geen zeggenschap over het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens en neemt derhalve geen beslissingen over onder meer het gebruik van de Persoonsgegevens.

1.6   De Data Processor geeft uitvoering aan de AVG zoals neergelegd in de Overeenkomst waarvan de

Verwerkersovereenkomst onderdeel uitmaakt. Het is aan Opdrachtgever om op basis van deze informatie te beoordelen of Data Processor afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de AVG voldoet en de bescherming van de rechten van Data Subjects voldoende zijn gewaarborgd.

1.7        Opdrachtgever staat er tegenover Data Processor voor in dat hij conform de AVG handelt, dat hij zijn systemen en infrastructuur te allen tijde adequaat beveiligt en dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde.

1.8        Een aan de Opdrachtgever door de AP opgelegde bestuurlijke boete kan niet worden verhaald op Data Processor, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van de bedrijfsleiding van Data Processor.

Artikel 2. Beveiliging

2.1        De Data Processor treft de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, zoals omschreven in deze Verwerkersovereenkomst. Bij het treffen van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft de Data

Processor rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten van de beveiligingsmaatregelen, de aard, omvang en de context van de verwerkingen, de doeleinden en het beoogd gebruik van zijn producten en diensten, de verwerkingsrisico’s en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van Data subjects die hij gezien het beoogd gebruik van zijn producten en diensten mocht verwachten.

2.2        Tenzij expliciet anders vermeld in deze Verwerkersovereenkomst is het product of de dienst van Data Processor niet ingericht op de verwerking van bijzondere categorieën van Persoonsgegevens of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten.

2.3        De Data Processor streeft ernaar dat de door hem te treffen beveiligingsmaatregelen passend zijn voor het door de Data Processor beoogde gebruik van het product of de dienst.

2.4        De omschreven beveiligingsmaatregelen bieden, naar het oordeel van de Opdrachtgever, rekening houdend met de in artikel 2.1 genoemde factoren een op het risico van de verwerking van de door hem gebruikte of verstrekte Persoonsgegevens afgestemd beveiligingsniveau.

2.5        Data Processor kan wijzigingen aanbrengen in de getroffen beveiligingsmaatregelen indien dat naar zijn oordeel noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te blijven bieden. De Data Processor zal belangrijke wijzigingen vastleggen, bijvoorbeeld in een aangepast Verwerkersovereenkomst, en zal de Opdrachtgever waar relevant van die wijzigingen op de hoogte stellen.

2.6        De Opdrachtgever kan de Data Processor verzoeken nadere beveiligingsmaatregelen te treffen. De Data Processor is niet verplicht om op een dergelijk verzoek wijzigingen door te voeren in zijn beveiligingsmaatregelen. De Data Processor kan de kosten verband houdende met de op verzoek van Opdrachtgever doorgevoerde wijzigingen in rekening brengen bij de Opdrachtgever. Pas nadat de door de Opdrachtgever gewenste gewijzigde beveiligingsmaatregelen schriftelijk zijn overeengekomen en ondertekend door Partijen, heeft de Data Processor de verplichting deze beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk te implementeren.

Artikel 3. Inbreuken in verband met Persoonsgegevens

3.1        De Data Processor staat er niet voor in dat de beveiligingsmaatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend zijn. Indien de Data Processor een inbreuk in verband met Persoonsgegevens (zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG) ontdekt, zal hij de Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging informeren. In deze Verwerkersovereenkomst is met betrekking tot het datalekprotocol vastgelegd op welke wijze de Data Processor de Opdrachtgever informeert over inbreuken in verband met Persoonsgegevens.

3.2        Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever, of diens klant) om te beoordelen of de inbreuk in verband met Persoonsgegevens waarover Data Processor heeft geïnformeerd gemeld moet worden aan de AP of Data Subject. Het melden van inbreuken in verband met Persoonsgegevens, die op grond van artikel 33 en 34 AVG moeten worden gemeld aan de AP en/of Data Subjects, blijft te allen tijde de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever of diens klant). De Data Processor is niet verplicht tot het melden van inbreuken in verband met Persoonsgegevens aan de AP en/of de Betrokkene.

3.3        Data Processor zal, indien nodig, nadere informatie verstrekken over de inbreuk in verband met Persoonsgegevens en zal zijn medewerking verlenen aan noodzakelijke informatievoorziening aan de Opdrachtgever ten behoeve van een melding als bedoeld in artikel 33 en 34 AVG.

3.4        De Data Processor kan de redelijke kosten die hij in dit kader maakt in rekening brengen bij de Opdrachtgever tegen zijn dan geldende tarieven.

Artikel 4. Geheimhouding

4.1        De Data Processor waarborgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid Persoonsgegevens verwerken een geheimhoudingsplicht hebben.

4.2        Data Processor is gerechtigd de Persoonsgegevens te verstrekken aan derden, indien en voor zover verstrekking noodzakelijk is ingevolge een rechterlijke uitspraak, een wettelijk voorschrift of op basis van een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.

4.3        Alle door de Data Processor aan de Opdrachtgever verstrekte toegangs- en/of identificatiecodes, certificaten, informatie omtrent toegangs- en/of wachtwoordenbeleid en alle door de Data Processor aan de Opdrachtgever verstrekte informatie die invulling geeft aan de in de Verwerkersovereenkomst opgenomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn vertrouwelijk en zullen door de Opdrachtgever als zodanig worden behandeld en slechts aan geautoriseerde medewerkers van de Opdrachtgever kenbaar worden gemaakt. De Opdrachtgever ziet erop toe dat zijn medewerkers de verplichtingen uit dit artikel naleven.

Artikel 5. Looptijd en beëindiging

5.1        Deze Verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de Overeenkomst en iedere daaruit voortkomende nieuwe of nadere overeenkomst, treedt in werking op het moment van totstandkoming van die nadere overeenkomst en wordt gesloten voor onbepaalde tijd.

5.2        Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Overeenkomst of enige nieuwe of nadere overeenkomst tussen partijen.

5.3        De Data Processor zal, in geval van einde van de Verwerkersovereenkomst, alle onder zich zijnde en van de Opdrachtgever ontvangen Persoonsgegevens binnen de in de Verwerkersovereenkomst opgenomen termijn verwijderen op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessable), of, indien overeengekomen, in een machine leesbaar formaat terugbezorgen aan de Opdrachtgever.

5.4        Het bepaalde in artikel 5.3 geldt niet indien een wettelijke regeling het geheel of gedeeltelijk verwijderen of terugbezorgen van de Persoonsgegevens door de Data Processor belet. In een dergelijk geval zal de Data Processor de Persoonsgegevens enkel blijven verwerken voor zover noodzakelijk uit hoofde van zijn wettelijke verplichtingen. Het bepaalde in artikel 5.3 geldt eveneens niet indien de Data Processor verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is ten aanzien van de Persoonsgegevens.

 

Artikel 6. Rechten Data Subjects, Data Protection Impact Assessment (DPIA) en Auditrechten

6.1        De Data Processor zal, waar mogelijk, zijn medewerking verlenen aan redelijke verzoeken van de Opdrachtgever die verband houden met bij de Opdrachtgever door de Data Subjects ingeroepen rechten van de Data Subjects. Indien de

Data Processor direct door een Data Subject wordt benaderd, zal hij deze waar mogelijk doorverwijzen naar de Opdrachtgever.

6.2        Indien de Opdrachtgever daartoe verplicht is, zal de Data Processor na een daartoe redelijk gegeven verzoek zijn medewerking verlenen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een daaropvolgende voorafgaande raadpleging zoals bedoeld in artikel 35 en 36 AVG.

6.3        De Data Processor kan de naleving van zijn verplichtingen op grond van de Verwerkersovereenkomst aantonen door middel van een geldig Data Pro Certificaat of daaraan ten minste gelijkwaardig certificaat of auditrapport (Third Party Memorandum) van een onafhankelijke, deskundige.

6.4        De Data Processor zal daarnaast op verzoek van de Opdrachtgever alle verdere informatie ter beschikking stellen die in redelijkheid nodig is om nakoming van de in deze Verwerkersovereenkomst gemaakte afspraken aan te tonen. Indien de Opdrachtgever desondanks aanleiding heeft aan te nemen dat de verwerking van Persoonsgegevens niet conform de Verwerkersovereenkomst plaatsvindt, dan kan hij maximaal éénmaal per jaar door een onafhankelijke, gecertificeerde, externe deskundige die aantoonbaar ervaring heeft met het soort verwerkingen dat op basis van de Overeenkomst wordt uitgevoerd, op kosten van de Opdrachtgever hiernaar een audit laten uitvoeren. De audit zal beperkt zijn tot het controleren van de naleving van de afspraken met betrekking tot verwerking van de Persoonsgegevens zoals neergelegd in deze Verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een geheimhoudingsplicht hebben ten aanzien van hetgeen hij aantreft en zal alleen datgene rapporteren aan de Opdrachtgever dat een tekortkoming oplevert in de nakoming van verplichtingen die de Data Processor heeft op grond van deze Verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een afschrift van zijn rapport aan de Data Processor verstrekken. De Data Processor kan een audit of instructie van de deskundige weigeren indien deze naar zijn mening in strijd is met de AVG of andere wetgeving of een ontoelaatbare inbreuk vormt op de door hem getroffen beveiligingsmaatregelen.

6.5        Partijen zullen zo snel mogelijk in overleg treden over de uitkomsten in het rapport. Partijen zullen de voorgestelde verbetermaatregelen die in het rapport zijn neergelegd opvolgen voor zover dat van hen in redelijkheid kan worden verwacht. De Data Processor zal de voorgestelde verbetermaatregelen doorvoeren voor zover deze naar zijn oordeel passend zijn rekening houdend met de verwerkingsrisico’s verbonden aan zijn product of dienst, de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de markt waarin hij opereert, en het beoogd gebruik van het product of de dienst.

6.6        De Data Processor heeft het recht om de kosten die hij maakt in het kader van het in dit artikel gestelde in rekening te brengen bij de Opdrachtgever.

Artikel 7. Subverwerkers

7.1        Data Processor heeft in het Data Pro Statement vermeldt of, en zo ja welke derde partijen (subverwerkers) Data Processor inschakelt bij de verwerking van de Persoonsgegevens.

7.2        De Opdrachtgever geeft toestemming aan de Data Processor om andere sub-verwerkers in te schakelen ter uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst. Het is voor sub-verwerkers niet toegestaan persoonsgegevens buiten de EER te verwerken.

7.3        De Data Processor zal de Opdrachtgever informeren over een wijziging in de door de Data Processor ingeschakelde derde partijen bijvoorbeeld middels een aangepaste Verwerkersovereenkomst. De Opdrachtgever heeft het recht bezwaar te maken tegen voornoemde wijziging door de Data Processor. De Data Processor draagt ervoor zorg dat de door hem ingeschakelde derde partijen zich aan eenzelfde beveiligingsniveau committeren ten aanzien van de bescherming van de Persoonsgegevens als het beveiligingsniveau waaraan de Data Processor jegens de Opdrachtgever is gebonden op grond van de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 8. Overig

Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst, waaronder begrepen de van toepassing zijnde Gebruiksvoorwaarden en/of beperkingen van aansprakelijkheid, zijn ook van toepassing op deze Verwerkersovereenkomst.